Nebenkostenabrechnung prüfen lassen – gewusst wie!

Einmal im Jahr flattert eine Nebenkostenabrechnung ins Haus, oft verbunden mit der Aufforderung, dem Vermieter eine bestimmte Summe zu überweisen. Viele Mieter blicken angesichts vieler aufgestellter Posten und Gebühren nicht durch. Sie sollten diese jedoch immer prüfen (lassen), denn in vielen Fällen sind Fehler enthalten!

Kurz gesagt:

  • Eine Nebenkostenabrechnung sollte immer geprüft werden, rund 80 % sind fehlerhaft – im schlechtesten Fall bedeutet das unnötige Nachzahlungen für den Mieter.
  • Alle abrechenbaren Nebenkosten müssen im Mietvertrag festgelegt sein.
  • Die Fristen für die Zustellung der Abrechnung muss der Vermieter unbedingt einhalten.

Wieso sollte man seine Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?

Rund 80 % aller Nebenkostenabrechnungen weisen Fehler auf, das gilt für Neubau- und Altbauwohnungen gleichermaßen. Häufig gehen die Abrechnungen zu Lasten der Mieter oder die geforderten Nachzahlungen sind zu hoch. Auch nicht umlagefähige Nebenkosten werden dabei aufgeführt.

Sie sollten Ihr gutes Recht als Mieter nutzen und Ihre Nebenkostenabrechnung immer prüfen lassen. In vielen Fällen können Sie sogar zu viel gezahltes Geld (aus den monatlichen Vorauszahlungen) zurückfordern. Jede Überprüfung lohnt sich!

Was sind Nebenkosten?

Die Nebenkosten sind die Betriebskosten aus einem Mietverhältnis, die zusätzlich zu den monatlichen Mietkosten auf eine Wohnung oder ein Haus anfallen. Diese Nebenkosten können vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden und sind in der Regel im Mietvertrag festgehalten. Der Vermieter ist dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zukommen zu lassen. Der Abrechnungszeitraum muss sich nicht zwingend nach einem Kalenderjahr richten.

Hält der Vermieter sich nicht an diese Zustellungsfrist, muss der Mieter mögliche Nachzahlungen aus einer solchen verspäteten Nebenkostenabrechnung nicht zahlen.

Welche Kosten zu den Nebenkosten zählen, regelt die Betriebskostenverordnung. Es gibt kalte und warme Nebenkosten. Folgende Betriebskosten können in der Nebenkostenabrechnung auftauchen:

  • Warmwasser- und Heizkosten
  • Grundsteuer
  • Kaltwasserkosten
  • Kosten für Müllabfuhr
  • Hausreinigung und Straßenreinigung
  • Kosten für Winterdienst
  • Kosten für Hausmeister oder Hauswart
  • Gartenpflege
  • Schädlingsbekämpfung
  • Schornsteinfeger (bei Häusern mit Schornstein)
  • Beleuchtung außerhalb der Wohnung
  • Fahrstuhlbetrieb
  • Betrieb einer Waschküche
  • Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss
  • Bestimmte Versicherungen (z.B. Wohngebäudeversicherung)
  • Sonstige Nebenkosten

Wie erfolgt eine korrekte Nebenkostenabrechnung?

Wenn die Vermieter im Mietvertrag nicht genau beschreiben, wie die anfallenden Nebenkosten auf alle Mieter verteilt sind, werden die kalten Betriebskosten auf alle einzelnen Mieter anteilig nach der Wohnungsfläche verteilt. Kalte Betriebskosten beinhalten alle Nebenkosten eines Hauses außer den Kosten für Heizung und Warmwasser.

Die warmen Nebenkosten müssen gesetzmäßig zum Großteil nach Verbrauch berechnet werden. Hier gilt bei den Heizkosten eine verbrauchsabhängige Berechnung von mindestens 50 und maximal 70 Prozent. Der übrige Anteil an warmen Nebenkosten sind nach der anteiligen Wohnfläche zu kalkulieren.

Was ist ein Verteilerschlüssel?

Bei einer Nebenkostenabrechnung greift der sogenannte Umlageschlüssel oder Verteilerschlüssel, der festlegt, wie die Betriebskosten auf die einzelne Mietwohnung umgelegt werden. Dieser Umlageschlüssel muss in einer Nebenkostenabrechnung ersichtlich sein und im Mietvertrag festgelegt sein.

Bei Nebenkosten können folgende Verteilerschlüssel angewendet werden:

  • Nach anteiligem Verbrauch
  • Nach anteiliger Wohnfläche
  • Nach Personenanzahl
  • Nach Wohneinheit
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Unsere Experten bei CONNY helfen Ihnen gerne weiter.

Die 10 häufigsten Fehler in Nebenkostenabrechnungen

Bei einer Nebenkostenabrechnung gilt nicht das Prinzip Pi mal Daumen – alle Kostenpunkte müssen korrekt abgerechnet werden. Das ist angesichts der vielen Posten und vorhandenen Umlageschlüsseln keine einfache Sache. Deswegen können sich schnell Fehler einschleichen.

  1. Falsche Nebenkosten
    Ein häufiger Fehler ist das Auflisten von nicht umlagefähigen Kostenpunkten. Diese Faktoren beispielsweise sind nicht umlagefähig und gehören nicht in eine Nebenkostenabrechnung:
  • Verwaltungskosten des Vermieters
  • Bankgebühren und Zinsen
  • Rechtsschutz- oder Hausratversicherung
  • Reparaturkosten
  • Instandhaltungskosten
  • Anschaffungskosten für Rauchmelder
  • Kosten für nicht vermietete Wohnungen im selben Objekt
  1. Verspätete Abrechnung
    Spätestens nach Ablauf von 12 Monaten nach dem vereinbarten Ende des Abrechnungszeitraumes muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung vorliegen. Hier gilt der Einwurf in den Briefkasten. Erhält der Mieter die Mietkostenabrechnung nach diesem Zeitpunkt, verlieren gestellte Forderungen ihre Gültigkeit. Eventuelle Guthaben sind jedoch trotzdem auszuzahlen.
  2. Falscher Abrechnungszeitraum
    Abgerechnet werden dürfen immer nur maximal 12 Monate. Die aufgeführten Nebenkosten in der Abrechnung dürfen auch nur Kosten enthalten, die in diesem Zeitraum entstanden sind.
  3. Falsche Heizkostenabrechnung
    Bei der Abrechnung der Heizkosten ist der Vermieter an gesetzliche Vorgaben gebunden. Um 50-70 % der Heizkosten nach Verbrauch umlegen zu können, müssen in der Wohnung Messgeräte installiert sein. Generelle Heizkostenpauschalen, die vom Verbrauch unabhängig sind, sind nicht erlaubt.
  4. Unvollständige Nebenkostenabrechnungen
    Eine korrekte Nebenkostenabrechnung muss bestimmte Informationen enthalten, wie den Abrechnungszeitraum, Verteilerschlüssel, alle Kostenpositionen, Gesamthöhe der Nebenkosten und der Anteil der anrechenbaren Kosten.
  5. Einmalkosten
    Betriebskosten dürfen nur Kosten sein, die beim Hausbetrieb regelmäßig anfallen. Einmalige Kosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.
  6. Keine Nachprüfbarkeit
    Mieter müssen ihre Nebenkostenabrechnung prüfen können. Das heißt, sie haben ein Recht darauf, alle zu Grunde liegenden Belege, Rechnungen, Verträge und Lieferscheine im Original einsehen zu können. Ist dies nicht möglich, können Sie dagegen vorgehen.
  7. Fehlerhafte Berücksichtigung von Gewerberäumen
    Wenn sich im Haus Gewerberäume wie Geschäfte oder Büros befinden, fallen für diese meist höhere Betriebskosten an, weil Gewerbe und Unternehmen mehr verbrauchen. Deswegen ist deren Anteil auch von vornherein höher anzulegen. Sollen Mieter aufgrund von häuslichen Gewerbeeinheiten mehr als 15 Prozent Betriebskosten zahlen, muss der Vermieter Gewerbe- und Mietwohnungen getrennt ausweisen und abrechnen.
  8. Leerstandskosten wurden nicht abgezogen
    Eine nicht vermietete Wohnung im Haus darf nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Die laufenden Kosten für diese Wohnung muss der Vermieter selbst tragen, solche Leerstandskosten müssen deswegen aus der Abrechnung herausgerechnet werden.
  9. Sonstige Nebenkosten
    Nicht alle Kostenpunkte, die als „sonstige Nebenkosten“ im Vertrag genannt werden, sind auch Positionen, die rechtmäßig anerkannt sind. Zu den anrechenbaren Kosten zählen u.a. ein Pförtner, Alarm- und Videoüberwachungsanlage, eine Gemeinschaftssauna oder die Beheizung und Reinigung von Dachrinnen.

Bei jeglichen Unsicherheiten ist eine Überprüfung durch Experten sinnvoll!

Wo kann man seine Nebenkostenabrechnung kostenlos prüfen lassen?

Sie können Ihre Nebenkostenabrechnung am einfachsten beim Mieterbund oder der Verbraucherzentrale prüfen lassen. Eine Mitgliedschaft in einer Mieterschutz-Organisation beinhaltet solche Service-Leistungen.

Eine fachgerechte Prüfung Ihrer Nebenkosten umfasst alle formellen, rechtlichen und kalkulatorischen Kriterien. Das können unter anderem die versäumte Frist für die Zustellung sein, die Umlage von gemeinschaftlich genutzten Flächen auf den einzelnen Mieter oder die Angabe der Wohnfläche.

Mit Hilfe eines Mieterschutzes wie dem CONNY Mieterschutz kann sich jeder Mieter absichern. Unsere Mitglieder können jederzeit ohne Zusatzkosten mit einem Mietrecht-Experten sprechen und sich beraten lassen. Eine kostenlose Prüfung der Nebenkostenabrechnung hilft Ihnen, mögliche Fehler ausfindig zu machen und Ihre Ansprüche Ihrem Vermieter gegenüber geltend zu machen.

Nebenkostenabrechnung geprüft & Fehler gefunden: Was nun?

Wenn Sie nach sorgfältiger Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung eindeutige Fehler gefunden haben, haben Sie das Recht auf einen Widerspruch. Wenn Sie gegen eine Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen wollen, müssen Sie dies schriftlich innerhalb einer gesetzten Frist von 12 Monaten tun. Sie sollten Ihren Widerspruch immer sorgfältig begründen können, damit dieser Erfolg haben kann.

CONNY gibt Dir Recht!

  1. Telefonischen Termin mit einem unserer Rechtsexperten vereinbaren
  1. Wir prüfen Ihre Nebenkostenabrechnung auf mögliche Fehler
  1. Wir legen Widerspruch gegen unrechtmäßige Posten ein.

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