Die wichtigsten Fristen für Nebenkostenabrechnungen

Abrechnungsfrist

Die sogenannte Abrechnungsfrist oder Zwölfmonatsfrist ist die wichtigste Frist bei Nebenkostenabrechnungen. Demnach muss ein Vermieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb einer Frist von 12 Monaten dem Mieter zukommen lassen.

BEISPIEL: Gilt der Abrechnungszeitraum von Januar bis Dezember 2020, dann muss die Betriebskosten- oder Nebenkostenabrechnung bis spätestens zum 31.12.2021 beim Mieter eingetroffen sein.

Hat der Vermieter diese Frist nicht eingehalten, so hat der Mieter das Recht, eine verspätete eingetroffene Abrechnung nicht anzuerkennen. Darin enthaltene Nachzahlungen sind dann wirkungslos, dies gilt jedoch nicht für entstandene Guthaben. Diese sind dem Mieter auch nach Ablauf dieser Frist noch auszuzahlen.

AUSNAHMEN:
Nur in wenigen Fällen ist eine verspätete Nebenkostenabrechnung zulässig: Wenn der Vermieter nachweisen kann, dass das Überschreiten der Frist ohne sein Verschulden zustande kam oder wenn der Mieter nach unbekannt verzogen ist und sein ehemaliger Vermieter seine neue Adresse ausfindig machen musste. Diesen Umstand muss der Vermieter dem Mieter jedoch eindeutig belegen können.

Zahlungsfristen

Ist die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist zugestellt worden, treten die Zahlungsfristen für Mieter wie Vermieter gleichermaßen in Kraft. Das betrifft sowohl die Frist für die Zahlung der Nachforderungen auf Mieterseite, als auch die Rückerstattungen des Vermieters. In beiden Fällen gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.

WICHTIG: Da die Zahlungsfrist nur auf 30 Tage gesetzt ist, ein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung allerdings 1 Jahr lang möglich ist, sollten Sie die Zahlung immer unter Vorbehalt vornehmen. Dann können Sie bei erfolgreichem Widerspruch einen Teil der Zahlung zurückfordern.

Prüfungs- und Widerspruchsfrist

Jeder Mieter hat das Recht, seine Nebenkostenabrechnung auf Fehler hin zu überprüfen. Laut Rechtsprechung hat er dafür 12 Monate Zeit. Innerhalb dieser Frist hat er ebenfalls die Möglichkeit, einen Widerspruch gegen die Nebenkostenkostenabrechnung einzulegen. Entsprechende Belege darf der Mieter bei seinem Vermieter anfragen.

Verjährungsfrist

Die Verjährungsfrist regelt die Zeit, in der Forderungen aus einer Nebenkostenabrechnung geltend gemacht werden können. Ansprüche und Rückforderungen aus einer Abrechnung können nur drei Jahre lang geltend gemacht werden, dies gilt für Mieter und Vermieter gleichermaßen. Diese dreijährige Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Ansprüche entstanden sind.

Nach Ablauf der Verjährungsfrist können beide Parteien eine Einrede geltend machen. Wenn Sie als Mieter eine Zahlung zu erbringen haben, können Sie den Anspruch gegenüber dem Vermieter ohne eine große Begründung zurückweisen. Nach 3 Jahren muss man sich nicht mehr inhaltlich mit dem Anspruch beschäftigen.

BEISPIEL:
Zugang Nebenkostenabrechnung: 24.06.2019
Beginn der Verjährungsfrist: 01.01.2020
Ende der Verjährung: 31.12.2022

Hier liegen die Rechtsverhältnisse zugunsten des Mieters: Ein Mieter, der nach einer abgelaufenen Abrechnungsfrist noch keine Nebenkostenabrechnung erhalten hat, kann eine Abrechnung einklagen. Der Vermieter wiederum, der seine Abrechnungsfrist von 12 Monaten versäumt hat, darf keine Forderungen mehr stellen. Ein weiteres Plus für den Mieter: Sind eventuelle Guthaben aus der Abrechnung vorhanden, muss der Vermieter dieses Geld auch bei einer verspätet zugestellten Abrechnung überweisen.

Ein anderes Beispiel ist das Ausbleiben einer Reaktion seitens des Vermieters nach einem eingelegten Widerspruch gegen eine Nebenkostenabrechnung. Ein Vermieter ist leider nicht verpflichtet, dem Mieter zu antworten. Es gibt hier keine Fristen für eine Antwort oder Reaktion des Vermieters.

Der Vermieter ist immer verpflichtet, die Nebenkosten abzurechnen nach Ablauf des im Mietvertrag vereinbarten Abrechnungszeitraumes. Dieser Abrechnungszeitraum beträgt immer 12 Monate (in der Regel von Jahresanfang bis Jahresende, manchmal auch von bestimmten Monaten mitten im Jahr an beginnend.) Wenn der Mieter im laufenden Abrechnungsjahr auszieht – was in der Regel der Fall ist – ist er natürlich interessiert daran, seine Nebenkosten möglichst schnell auszugleichen. Dabei geht es natürlich auch um die Rückzahlung oder Anrechnung der Mietkaution, denn bis zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung kann der Vermieter einen Teil davon einbehalten.

Jedoch kann ein Mieter vom Vermieter nicht verlangen, die Abrechnung zeitnah nach einem Auszug abzurechnen. Auch hier gilt der Abrechnungszeitraum zum Jahresende oder zum vereinbarten Abrechnungsende. Die Nebenkostenabrechnung erfolgt im ungünstigsten Fall sogar erst bis zum Ende der Abrechnungsfrist, also nach weiteren 12 Monaten. Der Grund für eine längere Abgabe der Nebenkosten ist meist kein böser Wille, sondern der Umstand, dass der Vermieter seinerseits auch auf die Abrechnungsdaten der Energie- und Leistungsversorger angewiesen ist, bevor er alles kalkulieren kann.

Wichtig ist, dass der Mieter am Tag seines Auszuges die Zählerstände an Heizungs- und Wasserzählern notiert. Natürlich muss ein Mieter nur seinen tatsächlichen Verbrauch bis zu diesem Tag bezahlen.

BEISPIEL für eine ungünstige Abrechnung:
Auszug des Mieters: 30. Juni 2020
Ende des Abrechnungsjahres: 31.12.2020
Ende des Abrechnungszeitraums: 31.12.2021