Abmahnung unterschreiben? So reagieren Arbeitnehmer richtig

Arbeitnehmer, die eine Abmahnung erhalten haben, sollten ihre Rechte kennen. Die Abmahnung zu unterschreiben ist keine Pflicht – und könnte später sogar Nachteile bringen. Mit diesen 6 Schritten reagieren Angestellte richtig auf eine Ermahnung durch den Arbeitgeber.

Kurz gesagt:

  • Eine Abmahnung kann eine verhaltensbedingte Kündigung nach sich ziehen.
  • Durch die Unterschrift des Mitarbeiters möchte der Arbeitgeber die Übergabe der Abmahnung dokumentieren.
  • Angestellte sind allerdings nicht verpflichtet, die Abmahnung zu unterschreiben.

Muss ein Angestellter eine Abmahnung unterschreiben?

Nein, ein Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, eine Abmahnung zu unterschreiben – und sollte dies auch nicht tun. Diese Regel gilt unabhängig davon, ob die Abmahnung berechtigt ist oder nicht. Angestellte sollten die Unterschrift insbesondere dann verweigern, wenn die Abmahnung Formulierungen wie „erhalten und akzeptiert“ oder „gelesen und bestätigt“ enthält.

Denn selbst wenn die Abmahnung ungerechtfertigt war, könnte die Unterschrift als Eingeständnis gewertet werden, falls es zum Rechtsstreit kommt. Wer nicht unterzeichnet, hält sich also bessere Chancen offen, wenn er sich später entschließt, Kündigungsschutzklage zu erheben.

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Warum verlangt das Unternehmen die Unterschrift?

Eine Abmahnung ist wie die gelbe Karte im Fußball: eine Warnung, sein Verhalten zu ändern. Darauf kann die Kündigung folgen, wenn sich der Pflichtverstoß wiederholt. Der Arbeitgeber muss für eine zulässige verhaltensbedingte Kündigung aber nachweisen, dass er seinen Mitarbeiter zuvor mindestens einmal ordentlich abgemahnt hat.

Die Unterschrift auf der Abmahnung dient also dazu, die Übergabe der Abmahnung an den Mitarbeiter zu dokumentieren. Trotzdem besteht für einen Angestellten keine Pflicht, dem Dokumentationsinteresse des Arbeitgebers nachzukommen – es kann ihm im Zweifelsfall sogar Nachteile bringen (s. Vorheriges Kapitel). Das Unternehmen ist im Streitfall auf andere Belege, wie zum Beispiel Zeugenaussagen, angewiesen.

6 Schritte: So reagieren Sie richtig auf eine Abmahnung

Eine Abmahnung ist die gelbe Karte, aber noch keine Kündigung. Grundsätzlich sollten Arbeitnehmer einen kühlen Kopf bewahren und die folgenden Schritte befolgen, wenn sie vom Unternehmen angezählt wurden:

  1. Nicht unterschreiben Es besteht – wie oben beschrieben – keine Pflicht, eine Abmahnung zu unterschreiben. Arbeitnehmer sollten die Unterschrift vermeiden, um mögliche rechtliche Nachteile zu verhindern.
  2. Abmahnung prüfen
    Stimmen die erhobenen Vorwürfe, sollten Arbeitnehmer ihr Verhalten anpassen. Nicht jede Verwarnung durch den Arbeitgeber ist aber tatsächlich auch berechtigt – es müssen bestimmte Gründe für eine zulässige Abmahnung vorliegen. Häufig unterlaufen Unternehmen auch formale Fehler, z. B. weil das Schreiben nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine Abmahnung im Arbeitsrecht erfüllt. In beiden Fällen ist die Abmahnung unzulässig.
  3. Beweise sichern Hat der Arbeitgeber die Abmahnung zu Unrecht ausgesprochen, empfiehlt es sich, Belege zu sichern – z. B. Kollegen zu fragen, ob sie die Geschehnisse als Zeugen bestätigen können. Auch Informationen, die das gerügte Verhalten nachvollziehbar machen, sind hilfreich – beispielsweise eine Liste aller Aufgaben bei verspäteter Abgabe wegen Überlastung.
  4. Gegendarstellung abgeben Ein Arbeitnehmer hat immer das Recht, eine Gegendarstellung zur Abmahnung zu verfassen, die seiner Personalakte beigefügt wird. In dem Schreiben hat der Arbeitnehmer Gelegenheit, seine Sichtweise der Dinge zu schildern und zu begründen, warum die erhobenen Vorwürfe ungerechtfertigt sind. Eine Gegendarstellung zur Abmahnung kann bei einem späteren Rechtsstreit hilfreich sein.
  5. Den Betriebsrat einbinden Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, kann es sinnvoll sein, ihn um Unterstützung und Vermittlung zu bitten. Ist die Abmahnung unberechtigt, kann an dieser Stelle auch Beschwerde eingelegt werden.
  6. Abmahnung aus Personalakte entfernen lassen Wurde die Abmahnung zu Unrecht ausgesprochen oder enthält formale Fehler, können Arbeitnehmer verlangen, dass sie aus der Personalakte entfernt wird. Weigert sich das Unternehmen, ist es möglich, das Recht per Klage durchzusetzen. Diesen Schritt sollten Angestellte aber immer erst nach einer individuellen anwaltlichen Beratung umsetzen. Eine Frist, sich gegen eine Abmahnung zu wehren, gibt es übrigens nicht – das ist Arbeitnehmern auch nach Jahren noch möglich.

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